In een paar muisklikken de juiste waardes inzichtelijk maken – het is vanuit gebruikersperspectief van groot belang. Voor een gebruiker schiet het namelijk niet op als die moet zoeken waar welke waardes staan. Om dit snel inzichtelijk maken te realiseren, maak ik altijd gebruik van drie levels in mijn rapportages.
Level 1
In level 1 komen alle top Key Performance Indicators, of in het Nederlands: kritieke prestatie-indicatoren (KPI). In de meeste gevallen is dit een pagina waarop de belangrijkste KPI’s van de organisaties staan.
Let op dat de ‘K’ staat voor kritiek of kritisch, dus vraag je af of de opgegeven KPI daadwerkelijk kritisch is voor een organisatie. Heb je te veel KPI’s? Vraag je dan af of de focus duidelijk is voor de organisatie. Bij een wat grotere organisatie kan je bijvoorbeeld in het verslag van de aandelenvergadering kijken, om te ontdekken wat de focuspunten zijn voor het komende jaar.
Level 2
In level twee ga je dieper in op de KPI uit level 1. Een KPI op level 1 is bijvoorbeeld ‘omzet’. Nu gaan we deze op level 2 uitsplitsen. We verdelen dit bijvoorbeeld in omzet per provincie. Hier komen dus twaalf sub-KPI’s uit.
Dit uitsplitsen hoeft natuurlijk niet op regio, het kan ook uitgesplitst worden op omzet per productgroep, bedrijfsonderdeel, et cetera.
Level 3
Level drie is de echte diepteanalyse. Stel, je hebt gekozen voor omzet per productgroep. Dan ga je nu dieper in op deze productgroep. Dus bijvoorbeeld: welke producten verkopen het beste, of het minste? Welke kleur is populair? Welke leeftijdsgroep koopt het product hoofdzakelijk? Op level drie kom je eigenlijk alleen als je iets specifieks wilt weten.
Piramide
In wezen bouw je de levels op als een piramide. Je begint bij het punt met de belangrijkste KPI’s en werkt ze uit naar de onderste laag.
In mijn ervaring zijn drie levels voldoende om op alle vragen antwoord te geven. Als dat niet lukt, is je KPI waarschijnlijk niet afgebakend genoeg. Dit is meestal op te lossen door een sessie met je stakeholders en het stellen van de waarom-vraag. Ook is het afhankelijk voor wie je de rapportage maakt: een rapportage voor de directie zal niet meteen door moeten drillen wat de voorraad is in het magazijn. Terwijl dit wel noodzakelijk is als je een rapportage maakt voor de medewerkers van het magazijn: die willen immers weten wat ze moeten bestellen.
